Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Rekryhaku Finland Oy:n henkilötietolain ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laatimispäivä 15.05.2018.

1. Rekisterinpitäjä

Rekryhaku Finland Oy (jäljempänä Rekisterinpitäjä)
Y-tunnus: 2800951-7
Antinkatu 3C, 00100 Helsinki
Toimitusjohtaja Henrik Haukanhovi
040 413 4909
henrik.haukanhovi@rekryhaku.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Henrik Haukanhovi, puh. 040 413 4909

3. Rekisterin nimi

Rekryhaku Finland Oy:n työnhakijarekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)

Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisterinpitäjän ja asiakkaan välinen toimeksianto koskien rekrytointia tai suorahakua. Rekisteri on rekisterinpitäjän ja luonnollisen henkilön väliseen työllistymispalveluun perustuva työnhakijoiden tietoja sisältävä rekisteri. Rekisteriin kerätään vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia selvitettäessä työnhakijan soveltuvuutta Rekisterinpitäjän asiakkaalla tarjolla olevaan työtehtävään. Kerätyt tiedot perustuvat työnhakijan itse antamaan tietoon itsestään sekä suostumukseen. Rekisterinpitäjän keräämät tiedot ovat lainmukaisia ja vain tähän käyttötarkoitukseen sidottuja. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa yhteydenpito työnhakijakandidaattiin, tämän mahdollinen esitteleminen asiakasyrityksille sekä rekrytointi- ja suorahakuprosessien etenemisen mahdollistaminen.

Rekisterinpitäjä säilyttää henkilötietoja siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja käsitelty. Tietoja säilytetään enintään kaksi (2) vuotta hakemustietojen toimittamisesta, jonka jälkeen Rekisterinpitäjä poistaa tiedot rekisteristä kokonaan. Hakija voi milloin tahansa pyytää tietojensa poistamista Rekisterinpitäjän rekisteristä.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

  • henkilön perustiedot (nimi, syntymäaika, yhteystiedot)
  • tiedot koulutuksesta, työkokemuksesta ja osaamisesta
  • mahdollinen työhakemus, ansioluettelo ja valokuva
  • työnhakijan työnhakua koskevat tiedot
  • lisäksi mahdolliset www-sivustojen osoitteet, linkki sosiaalisessa mediassa ja soveltuvuusarvion tulokset

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Säännönmukaisena tietolähteenä rekisteriin tallennetut tiedot saadaan työnhakijakandidaatilta itseltään, esimerkiksi sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, henkilöhaastatteluista tai muista sellaisista tilanteista, joissa työnhakijakandidaatti luovuttaa tietojaan omalla suostumuksellaan.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisteröityjen työnhakijoiden henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle eikä muutoinkaan tietojen luovutus tapahdu ulkopuolisille ilman työnhakijan suostumusta. Henkilötietoja luovutetaan vain Rekisterinpitäjän toimeksiantajalle ja rekrytoinnista vastaavalle henkilölle rekrytointiin ja/tai suorahakuun liittyvissä toimeksiannoissa.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriin sisältyvät henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina ja Rekisterinpitäjä vastaa siitä, että henkilötietoja ei pidetä asiattomien henkilöiden saatavilla. Rekisterin käyttö on rajattu käyttövaltuuksin ja rekisterin käsittelystä vastaa Rekisterinpitäjä. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisteriä voi käyttää vain henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla rajatuin oikeuksin ja vain niiden Rekisterinpitäjän työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Rekisterinpitäjän työntekijät ovat allekirjoittaneet työtehtävien hoitamisesta salassapitosopimuksen. Manuaalisesti ylläpidettävien aineistojen osalta nämä sijaitsevat aina lukituissa tiloissa, joihin asiattomilta on pääsy kielletty. Henkilötietoja sisältävien aineistojen hävitys tehdään tietoturvallisesti.

9. Tarkastusoikeus ja virheellisen tiedon korjaaminen

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus saada tarkistaa itsestään tiedot, jotka hänestä on rekisteriin tallennettu. Henkilöllä on oikeus turvautua henkilötietolaissa mainittuihin oikeuksiinsa. Asiaa koskevat pyynnöt tulee osoittaa kirjallisesti allekirjoituksin Rekisterinpitäjänä toimivan Rekryhaku Finland Oy:n vastuuhenkilölle osoitteeseen Antinkatu 3C, 00100 Helsinki. Tiedot luovutetaan ymmärrettävässä muodossa ja tarvittaessa kirjallisesti. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Tietojen tarkastaminen on maksutonta kerran vuodessa.

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Allekirjoitettu kirjallinen pyyntö tulee lähettää rekisterinpitäjälle osoitteeseen Rekryhaku Finland Oy, Antinkatu 3C, 00100 Helsinki. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Tietojen luovuttaminen suoramarkkinointi- tms. tarkoituksiin

Henkilötietoja ei luovuteta suoramainontaa, suoramarkkinointia, etämyyntiä, markkina- tai mielipidetutkimusta tai henkilömatrikkeleita varten.